Secretaria Executiva
**Descrição de Cargo: Secretaria Executiva**
**Cargo:** Secretaria Executiva
**Departamento:** Diretoria
**Localização:** SANTOS-SP.
**Rel reporta para:** Diretor Executivo
**Resumo do Cargo:**
A Secretaria Executiva é responsável por oferecer suporte administrativo de alta qualidade à Diretoria da associação, garantindo a eficiência das operações diárias e a eficácia na comunicação. Além disso, o cargo inclui uma função comercial voltada para a captação de novos associados, desempenhando um papel crucial no crescimento e no fortalecimento da base associativa da organização.
**Responsabilidades:**
1. **Gestão de Agenda:**
- **Organização de Compromissos:** Manter e coordenar a agenda da diretoria, agendando compromissos, reuniões e eventos, e garantindo a sincronização com outras agendas relevantes.
- **Preparação de Materiais:** Elaborar e preparar materiais necessários para as reuniões, como relatórios, apresentações e documentos de suporte.
2. **Comunicação:**
- **Gestão de Correspondência:** Atender e gerenciar a comunicação recebida, incluindo chamadas telefônicas, e-mails e correspondências, filtrando e priorizando conforme necessário.
- **Elaboração de Documentos:** Redigir e formatar cartas, memorandos, relatórios e outros documentos, assegurando precisão e clareza na comunicação.
3. **Coordenação de Reuniões e Eventos:**
- **Planejamento e Logística:** Planejar e coordenar eventos internos e externos, incluindo reuniões de diretoria, conferências, workshops e eventos sociais.
- **Suporte em Eventos:** Organizar a logística de eventos, como reservas de locais, catering, e transporte, e garantir a distribuição de materiais e comunicações pré e pós-evento.
4. **Gestão de Documentos:**
- **Organização e Arquivamento:** Manter e organizar arquivos e registros da diretoria, assegurando que todos os documentos estejam atualizados, acessíveis e seguros.
- **Controle de Processos:** Gerenciar o fluxo de documentos para aprovação e assinatura, acompanhando o status e garantindo a conformidade com os processos estabelecidos.
5. **Suporte Administrativo:**
- **Assistência Geral:** Fornecer suporte administrativo abrangente à diretoria, incluindo a elaboração de relatórios periódicos, gestão de tarefas e coordenação com outros departamentos.
- **Tarefas Especiais:** Executar tarefas e projetos especiais conforme solicitado pela diretoria, contribuindo para a realização de objetivos estratégicos.
6. **Relacionamento com Associados e Parceiros:**
- **Comunicação Eficaz:** Facilitar a comunicação com associados, parceiros e outras partes interessadas, gerenciando solicitações e garantindo um atendimento eficiente.
- **Suporte ao Associado:** Resolver problemas e responder a consultas dos associados, promovendo um ambiente de apoio e engajamento.
7. **Gestão de Projetos:**
- **Coordenação de Projetos:** Auxiliar na coordenação e monitoramento de projetos da diretoria, acompanhando prazos e resultados, e elaborando relatórios de progresso.
- **Relatórios:** Preparar e distribuir relatórios de status para a diretoria e outros stakeholders conforme necessário.
8. **Função Comercial de Captação de Novos Associados:**
- **Desenvolvimento de Estratégias:** Auxiliar na criação e implementação de estratégias para a captação de novos associados, incluindo campanhas de marketing e eventos de recrutamento.
- **Prospecção de Associados:** Identificar e abordar potenciais novos associados, apresentando os benefícios da associação e promovendo a adesão.
- **Acompanhamento e Relacionamento:** Manter contato com potenciais associados, acompanhar o processo de adesão e garantir uma integração bem-sucedida dos novos membros.
- **Gestão de Dados:** Atualizar e manter registros de novos associados no sistema de gerenciamento, monitorando o progresso das metas de captação.
**Qualificações e Habilidades:**
- **Formação:** Ensino superior completo em Administração, Secretariado Executivo ou áreas correlatas.
- **Experiência:** Experiência prévia como secretária executiva ou em função similar, preferencialmente em associações ou organizações sem fins lucrativos.
- **Habilidades:**
- Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal.
- Capacidade de organização e gerenciamento de tempo.
- Conhecimento avançado em ferramentas de produtividade (Microsoft Office, Google Workspace).
- Habilidade em lidar com informações confidenciais com discrição e integridade.
- Capacidade de trabalhar de forma autônoma e em equipe, com habilidades de resolução de problemas.
- Experiência ou habilidade em atividades comerciais e de captação de associados é uma vantagem.
**Competências Desejadas:**
- Conhecimento básico de práticas e regulamentos de associações e organizações não governamentais.
- Experiência em planejamento e coordenação de eventos.
- Habilidade em lidar com múltiplas tarefas e prazos simultaneamente.
- Conhecimento de estratégias e técnicas de captação de associados e marketing
Este cargo exige um profissional altamente organizado e proativo, com fortes habilidades de comunicação e uma abordagem voltada para resultados, tanto no suporte administrativo quanto nas atividades comerciais para captação de novos associados. A Secretaria Executiva desempenha um papel fundamental no apoio à diretoria e no crescimento contínuo da associação.
**Cargo:** Secretaria Executiva
**Departamento:** Diretoria
**Localização:** SANTOS-SP.
**Rel reporta para:** Diretor Executivo
**Resumo do Cargo:**
A Secretaria Executiva é responsável por oferecer suporte administrativo de alta qualidade à Diretoria da associação, garantindo a eficiência das operações diárias e a eficácia na comunicação. Além disso, o cargo inclui uma função comercial voltada para a captação de novos associados, desempenhando um papel crucial no crescimento e no fortalecimento da base associativa da organização.
**Responsabilidades:**
1. **Gestão de Agenda:**
- **Organização de Compromissos:** Manter e coordenar a agenda da diretoria, agendando compromissos, reuniões e eventos, e garantindo a sincronização com outras agendas relevantes.
- **Preparação de Materiais:** Elaborar e preparar materiais necessários para as reuniões, como relatórios, apresentações e documentos de suporte.
2. **Comunicação:**
- **Gestão de Correspondência:** Atender e gerenciar a comunicação recebida, incluindo chamadas telefônicas, e-mails e correspondências, filtrando e priorizando conforme necessário.
- **Elaboração de Documentos:** Redigir e formatar cartas, memorandos, relatórios e outros documentos, assegurando precisão e clareza na comunicação.
3. **Coordenação de Reuniões e Eventos:**
- **Planejamento e Logística:** Planejar e coordenar eventos internos e externos, incluindo reuniões de diretoria, conferências, workshops e eventos sociais.
- **Suporte em Eventos:** Organizar a logística de eventos, como reservas de locais, catering, e transporte, e garantir a distribuição de materiais e comunicações pré e pós-evento.
4. **Gestão de Documentos:**
- **Organização e Arquivamento:** Manter e organizar arquivos e registros da diretoria, assegurando que todos os documentos estejam atualizados, acessíveis e seguros.
- **Controle de Processos:** Gerenciar o fluxo de documentos para aprovação e assinatura, acompanhando o status e garantindo a conformidade com os processos estabelecidos.
5. **Suporte Administrativo:**
- **Assistência Geral:** Fornecer suporte administrativo abrangente à diretoria, incluindo a elaboração de relatórios periódicos, gestão de tarefas e coordenação com outros departamentos.
- **Tarefas Especiais:** Executar tarefas e projetos especiais conforme solicitado pela diretoria, contribuindo para a realização de objetivos estratégicos.
6. **Relacionamento com Associados e Parceiros:**
- **Comunicação Eficaz:** Facilitar a comunicação com associados, parceiros e outras partes interessadas, gerenciando solicitações e garantindo um atendimento eficiente.
- **Suporte ao Associado:** Resolver problemas e responder a consultas dos associados, promovendo um ambiente de apoio e engajamento.
7. **Gestão de Projetos:**
- **Coordenação de Projetos:** Auxiliar na coordenação e monitoramento de projetos da diretoria, acompanhando prazos e resultados, e elaborando relatórios de progresso.
- **Relatórios:** Preparar e distribuir relatórios de status para a diretoria e outros stakeholders conforme necessário.
8. **Função Comercial de Captação de Novos Associados:**
- **Desenvolvimento de Estratégias:** Auxiliar na criação e implementação de estratégias para a captação de novos associados, incluindo campanhas de marketing e eventos de recrutamento.
- **Prospecção de Associados:** Identificar e abordar potenciais novos associados, apresentando os benefícios da associação e promovendo a adesão.
- **Acompanhamento e Relacionamento:** Manter contato com potenciais associados, acompanhar o processo de adesão e garantir uma integração bem-sucedida dos novos membros.
- **Gestão de Dados:** Atualizar e manter registros de novos associados no sistema de gerenciamento, monitorando o progresso das metas de captação.
**Qualificações e Habilidades:**
- **Formação:** Ensino superior completo em Administração, Secretariado Executivo ou áreas correlatas.
- **Experiência:** Experiência prévia como secretária executiva ou em função similar, preferencialmente em associações ou organizações sem fins lucrativos.
- **Habilidades:**
- Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal.
- Capacidade de organização e gerenciamento de tempo.
- Conhecimento avançado em ferramentas de produtividade (Microsoft Office, Google Workspace).
- Habilidade em lidar com informações confidenciais com discrição e integridade.
- Capacidade de trabalhar de forma autônoma e em equipe, com habilidades de resolução de problemas.
- Experiência ou habilidade em atividades comerciais e de captação de associados é uma vantagem.
**Competências Desejadas:**
- Conhecimento básico de práticas e regulamentos de associações e organizações não governamentais.
- Experiência em planejamento e coordenação de eventos.
- Habilidade em lidar com múltiplas tarefas e prazos simultaneamente.
- Conhecimento de estratégias e técnicas de captação de associados e marketing
Este cargo exige um profissional altamente organizado e proativo, com fortes habilidades de comunicação e uma abordagem voltada para resultados, tanto no suporte administrativo quanto nas atividades comerciais para captação de novos associados. A Secretaria Executiva desempenha um papel fundamental no apoio à diretoria e no crescimento contínuo da associação.
- Horário: Comercial, 2ª a 6ª feira, eventualmente horários adicionais quando da realização de eventos, com possibilidade de necessidade de viagem para algum evento esporadicamente.
- Benefícios: Plano de Saude, Odontologico, Seguro de Vida, Vale Refeição e Vale Transporte
- Localização: Deve residir em Santos-SP, trabalho presencial.
- Salário : Á combinar